회의록 작성법 양식보다 팩트

회의록 작성법 양식보다 팩트

회사를 다니다보면 막내에게 따라오는 숙제 한가지가 생깁니다. 바로 어떤 직무 워크샵 혹은 본부 회의를 할 때 그 회의에서 진행되는 안건이나 과제에 대해서 내용을 정리하는 회의록을 기재하는 것인데 작성법을 상사에게 물어보기도 애매하고 양식을 찾아서 보아도 답이 나오지 않아 난감합니다. 오늘은 그래서 처음 기재하시는 분들을 위해 회의록 작성법 양식보다 팩트라는 주제로 내용공유 드립니다.

4W가 기초 뼈대

서두에 언급했듯이 위 문서를 작성할 때는 무조건 팩트가 기본입니다. 4W란 언제, 어디서, 누가, 무엇을 이라는 요소를 기준으로 기초 뼈대를 두고 기재 할 때 항시 명심해야합니다.

회의록 양식에 들어가야 할 정보

위 4W를 포함하여 그럼 문서에 들어가야 할 항목은 무엇일까? 나열하자면 일시, 장소, 작성자, 작성일, 참석자, 회의안건 혹은 주제, 내용, 결정사항, 예정사항, 고려사항, 비고 등을 들 수 있습니다.

준비해야 할 것

보통 노트북을 들고가는 편이며 키보드 타자 속도가 너무 느려 도저히 못 받아 적을 것 같다면 휴대폰으로 녹음 프로그램을 돌려놓고 회의에 참석하는 것이 좋습니다. 준비할 것은 이정도가 전부입니다.

회의록 작성법 왜 양식보다 팩트인가?

간혹 다 듣지 못했다고하여 다른사람이 말한 것을 본인의 주관적인 해석을 담아 작성하는 경우가 있습니다. 위 문서는 사실만을 근거로 하여 정리하고 기재하여야하기 때문에 개인적인 생각은 배제해야합니다. 이는 차후 문서전체 공유를 통해 잘못된 해석으로 오해를 불러 올 수 있습니다.

결정사항과 예정사항 구분

어떤 안건을 주제로 가지고 가더라도 회의 혹은 미팅에는 결정사항과 예정사항이 나오기 마련입니다. 보통 그 미팅에 최고직책을 가진 분이 결정사항은 내려주므로 이를 받아적고 나머지 내용은 정리합니다.

공유는 언제?

보통은 미팅이나 회의를 마치고 1시간 이내 공유하는 것이 가장 좋습니다. 해당 문서의 가장 큰 의의는 보관도 있지만 해당 안건에 대한 리마인드이기 때문에 되도록 하루를 넘기지 않습니다.

회의록 양식 다운로드는 어디서?

누구나 엑셀이나 워드를 이용해서 위 양식을 만들 수 있습니다. 비즈폼, 예스폼, 니즈폼 등 다양한 문서 서비스를 제공하는 사이트 혹은 사람인 사이트(무료)를 이용하시는 것도 한가지 방법 중 하나입니다.

오늘은 회의록 작성법 양식보다 팩트라는 주제로 어떤 요소를 담아야하는지부터 어떤 것을 준비해야하는지 마지막으로 무료양식은 어디서 받는지까지 알아보았습니다. 사실 사람인 같은 곳에서 무료로 받는 것은 문서의 질이 떨어지기 때문에 개인적으로 비즈, 니즈, 예스폼 중 하나를 선택하여 1개 쯤은 구매하시고 이를 응용해서 본인만의 문서를 만드는 것을 강력 추천드립니다.